Außenprüfung

Dezember 3, 2019

Im Rahmen unseres Projektes haben wir uns mit einem Thema, welches jeden Betrieb berührt,
beschäftigt. Die steuerliche Außenprüfung stellt einen Eingriff in die unternehmerischen
Tätigkeiten, welcher sämtliche Unternehme ausgesetzt sind, dar. Aus unserer Sicht wird dieser
Artikel somit nicht nur für unseren Verein, sondern auch für andere Interessenten relevant.

Also, was bedeutet eigentlich diese Außenprüfung?

Zuerst nehmen wir Bezug auf die Theorie. Bei der Außenprüfung handelt es sich um eine, vom
Finanzamt durchgeführte, Prüfung der steuerlichen Sachverhalte einer Körperschaft oder
bestimmter Privatpersonen. Der Begriff Außenprüfung wurde in seiner jetzigen Form erst durch
die Abgabenordnung 1977 eingeführt, er soll gesondert darauf hinweisen, dass es sich bei einer
Außenprüfung nicht nur um die Prüfung auf betrieblicher Ebene handeln kann, wie der
altbekannte Name Betriebsprüfung vermuten lässt, sondern auch natürliche Personen betreffen
kann. Diese besagten natürlichen Personen sind alle, mit einem Einkommen größer als 500 000
Euro im Kalenderjahr. Grundsätzlich sind gem. § 195 Satz 1 AO und § 5 Abs. 1 BpO jene
Finanzbehörden (Finanzämter) für die Durchführung der Außenprüfungen zuständig, welche
auch für die Besteuerung zuständig sind.

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Zuerst nehmen wir Bezug auf die Theorie. Bei der Außenprüfung handelt es sich um eine, vom
Finanzamt durchgeführte, Prüfung der steuerlichen Sachverhalte einer Körperschaft oder
bestimmter Privatpersonen. Der Begriff Außenprüfung wurde in seiner jetzigen Form erst durch
die Abgabenordnung 1977 eingeführt, er soll gesondert darauf hinweisen, dass es sich bei einer
Außenprüfung nicht nur um die Prüfung auf betrieblicher Ebene handeln kann, wie der
altbekannte Name Betriebsprüfung vermuten lässt, sondern auch natürliche Personen betreffen
kann. Diese besagten natürlichen Personen sind alle, mit einem Einkommen größer als 500 000
Euro im Kalenderjahr. Grundsätzlich sind gem. § 195 Satz 1 AO und § 5 Abs. 1 BpO jene
Finanzbehörden (Finanzämter) für die Durchführung der Außenprüfungen zuständig, welche
auch für die Besteuerung zuständig sind.

Die Ermittlungen betreffen meistens den ganzen Betrieb. Die Außenprüfung kann sich auf eine
oder mehrere Steuerarten, einen oder mehrere Besteuerungszeiträume oder auf bestimmte
Sachverhalte beschränken. Sie kann sich in der Form zwischen Vollprüfung, zeitnaher
Betriebsprüfung, abgekürzter Außenprüfung und Sonderprüfungen unterscheiden. Die
Vollprüfung umfasst alle steuerlich relevanten Sachverhalte, dies schließt mehrere
Besteuerungszeiträume und alle Steuerarten mit ein. Bei Kleinst-, Klein-, Mittlerenbetrieben
beläuft sich der Prüfungszeitraum in meisten Fällen rückwirkend auf drei Geschäftsjahre. Da
der umfangreichste Fall der Außenprüfung die Vollprüfung ist, bauen wir im Weiteren die
Inhalte auf diesem Prüfungsart auf

Es gibt eine Menge von Faktoren, die zu
der Auswahl des zu prüfenden
Unternehmens führen. Eine, und sehr
wichtige davon ist die Größenklasse.

Diese Abbildung zeigt eine grobe
Schätzung von Abhängigkeiten
zwischen der Größe des Betriebes und
der Häufigkeit, mit der dieser Betrieb
geprüft wird

Anschließend kommen wir an dieser Stelle zum formalen Ablauf und der Durchführung einer
jenen Prüfung.
Über den Ablauf, den Umfang und die Form wird man vorab durch die sog. Prüfungsanordnung
informiert. Dieser Verwaltungsakt ist das wichtigste Dokument für die Durchführung der
Außenprüfung.

Die Finanzbehörde bestimmt in dieser Anordnung:
• den persönlichen Umfang (Wer wird geprüft?)
• sachlichen Umfang (Welche Steuerarten werden geprüft?)
• den zeitlichen Umfang (Welche Zeiträume werden betrachtet?)

Mit dem Zugang der schriftlichen Prüfungsanordnung endet die Möglichkeit der Selbstanzeige,
sie gilt jedoch erst 3 Tage nach dem Versand als zugegangen, somit bildet sich noch ein geringes
Zeitfenster zur Selbstanzeige.

Auf die anschließende Außenprüfung sollte sich in dem Umfang vorbereitet werden, dass dem
Prüfer ein Arbeitsplatz zugewiesen wird und alle für ihn relevanten Unterlagen vorbereitet und
zur Verfügung gestellt werden. Dazu zählen ebenfalls elektronische Buchführungsdaten und
Programme. An dieser Stelle gilt als Hinweis zu betrachten, dass nur Programme mit
unveränderlichen Sicherungsdateien den GoBD entsprechen. Excel Dateien können bspw.
Nachträglich verändert werden und gelten somit als unzulässig. Ein weiterer wichtiger Punkt
ist, dass die Prüfer jegliche gesammelten Informationen im Falle einer Schätzung der Umsätze
verwenden können. D.h. auch Details aus scheinbar unverfänglichen Gesprächen mit
Mitarbeitern dürfen verwendet werden.

 

Mitwirkungspflichten

Währen der Prüfung gelten Mitwirkungspflichten für den Steuerpflichtigen, das bedeutet es
müssen alle erwünschten Auskünfte gegeben werden. Bei Nichterfüllung dieser Pflichten kann
es zu Strafen kommen, bspw. Verzögerungsgelder, welche bei einer Minimalsumme von 2500
Euro starten. Am Ende der Prüfung wird eine Schlussbesprechung durchgeführt. Hier sollte die
Möglichkeit genutzt werden sich bestimmte Punkte erklären zu lassen oder selber zu erklären.
Dadurch können Nachzahlungen oftmals noch verringert werden. Generell treten
Nachzahlungen auf wenn Steuertatbestände nicht versteuert wurden oder die GoBD nicht
eingehalten wurden. Im Falle einer Buchführung mit dem Programm Excel, würde der Prüfer
anhand von Branchen- und Regionswerten eine Schätzung der unterschlagenen Steuern
durchführen. Bei einer Häufung von mangelhaften Punkten wird der Prüfer die gesamte
Buchführung verwerfen und alles schätzen. Dies sollte tunlichst vermieden werden, da es
hierbei zu extrem hohen und existenzbedrohenden Nachzahlungen kommen kann. Nachdem
alle Punkte bei der Schlussbesprechung durchgegangen und angepasst wurden, wird ein
schriftlicher Prüfungsbericht verfasst und an den Steuerpflichtigen verschickt. Dieser gilt im
weiteren auch als Grundlage für die nachträglich zu veranlagenden Steuern. Mit der
festgelegten Summe der Nachzahlungen endet die Außenprüfung durch das Finanzamt.

Die Außenprüfung im Verein läuft gleichermaßen ab wie eine Prüfung der anderen
Körperschaften. Besonders wird jedoch die Spährenzuordnung der einzelnen Tätigkeiten des
Vereins betrachtet. Die Sphären stellen sich dar als der ideelle Bereich, der Bereich der
Vermögensverwaltung, die Tätigkeiten des Zweckbetriebs und der steuerpflichtige
wirtschaftliche Geschäftsbetrieb. Steuerfrei sind die Leistungen der ersten drei Sphären,
weshalb genau geprüft wird, ob sich Tatbestände gerechtfertigt jenen zuordnen, oder ob es sich
um Geschäftsbetrieb handelt. Ein Tipp wäre hierzu, sich bei grenzwertigen Entscheidungen
möglichst viele Belege bereit zuhalten und Argumentationsstrategien zu überlegen, um den
Prüfer von der Zuordnung überzeugen zukönnen. Desweiteren wird vermehrt darauf
hingewiesen für alles Belege und Nachweise zubesitzen. Die Mittelverwendung und
Rücklagenbildung soll anhand von Vorstandsprotokollen oder Satzungen belegt werden
können, Ausgaben müssen auf ihre Ordnungsmäßigkeit belegbar sein. Bei Spenden, welche
steuerfrei gestellt wurden, sollten immer Beweise für die Mildtätigkeit der Zwecke vorhanden
sein. Die Durchführung und der Ablauf sind im Folgenden durch den obigen Text beschrieben.

Steuerberater werden in vielen Fällen als positiver Faktor bei der Durchführung einer
Außenprüfung gewertet. Der Berater kann die Prüfung in seinen Geschäftsräumen durchführen
lassen und die Gefahr der verfänglichen Details, die im eigenen Betrieb an die Luft kommen
könnten, ist hierdurch eingedämmt. Durch gesammelte Erfahrungen können sie meist noch eine
vielzahl an Tipps geben und die Situation entschärfen. Da Prüfer meistens nicht den Zufall
entscheiden lassen, welches Unternehmen geprüft werden soll, sollten auffällige
Abweichungen von Branchenwerten oder untypisch hohe Gewinne für die Betriebsgröße
vermieden werden, bzw. sollten sie begründet sein, immer bewiesen werden können.

Hier noch eine Liste der benötigten und relevanten Unterlagen:

Gewinnermittlung, Buchungsbelege, Unterlagen zu betrieblichen Konten, Kassenbuch,
Anlagenverzeichnis, Konten bei EDV Buchführung, Arbeitsverträge, Verträge mit
Angehörigen, Fahrtenbücher, Darlehensverträge, Kaufverträge, Leasingverträge, Miet- und
Pachtverträge Gesellschaftsverträge

Als erste Hilfe im Falle einer anstehenden Prüfung dient euch gerne unser Sheet „Was tun wenn
der Prüfer kommt“

Dieser Artikel sollte als Zusammenfassung unseres Projektes gelten und auch eine Hilfe für die
Leute bieten, die sich erstmal mit diesem Thema begegnet haben. Wir haben die Inhalte
sorgfältig erstellt, aber für die Richtigkeit und Aktualität derer können wir keine Gewähr
übernehmen.

Autoren: MH und VP

Quellen

Harle, Olles: Die moderne Betriebsprüfung. Nwb Verlag, 2017
André Kaponig: Der Prozess der steuerlichen Außerprüfung. Erich Schmidt Verlag, 2013
http://www.betriebspruefung.info/
https://www.impulse.de/recht-steuern/steuertipps/betriebspruefer/1017334.html
https://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Themen/Steuern/Steuerverwaltungu-Steuerrecht/Betriebspruefung/betriebspruefung.html
https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/betriebspruefung-vorbereitung-und-ablauf_idesk_PI11525_HI6020.htm
https://www.wirtschaftswissen.de/finanzen-steuern/rechnungslegung/betriebspruefung/16-fragen-rund-um-die-betriebspruefung/
https://allgemeinarzt-online.de/_storage/asset/1835712/storage/kirchheim:article-2_04-1/file/302093550/14037835.jpg
https://sevdesk.de/blog/folgen-der-gobd/
https://www.augsburger-allgemeine.de/meldungen/Pizza-Pasta-Steuerhinterziehung-Gastronom-vor-Gericht-id36728822.html

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